2 Job Positions at International Committee of the Red Cross ( ICRC) : (Deadline 2 January 2024)

2 Job Positions at International Committee of the Red Cross ( ICRC) : (Deadline 2 January 2024)

Assistant and Information Management Officer at International Committee of the Red Cross ( ICRC) : (Deadline 2 January 2024)

COMPANY NAME : ICRC RWANDA

POSITION : Assistant & IM Officer

JOB TITLE : Assistant and Information Management Officer

LOCATION : Kigali                                                

WORK UNIT : Information Management & Support

Purpose :

Under the supervision of the IM Coordinator, the Assistant and Information Management Officer oversees information management in the delegation and provides high level support on maintaining a strategic network of interlocutors with the delegation management. S/he acts as a reference person for information management products, procedures, written protocols, correspondence, and standard tools. 

Functional Responsibilities:

• Responsible for overseeing compliance of IM framework and procedures within the delegation.
• Provides high level support to the management team in terms of networking and maintaining contacts.
• Contributes to implementing all information management projects or programs linked to information management in the delegation and/or sub-site(s).
• At the request of and under the supervision of the IMCo, he-she helps manage specific projects/files.
• Maintains general information in reference tools and databases.
• Manages and monitors the use of a range of collaborative tools and databases.
• Compiles and finalizes summaries and regular technical reports.
• Briefs systematically all new staff on information management and organizes regular training or information sessions on IM tools, products, and framework.
• Ensures staff compliance with information management rules and procedures.
• Takes part in discussion on new information management practices and, upon request of the IMCo, is involved in projects and/or contributes to the development of new information management projects and products.
• Provides technical support and guidance to staff in the delegation on information management needs.
• Ability to potentially travel within region, (Burundi and Uganda).

Certification/desired profile and skills required

• University Degree or higher in the field of International Relations, Economics, Information Management, Information Science, or any other related field.
• At least 2-3 years of relevant working experience with IM with high-level administrative support in a multi-cultural humanitarian environment.
• Possesses sound Excel (e.g., pivot tables, functions, etc.) and SharePoint skills and is comfortable in analyzing diverse datasets.
• Ability to translate planning-specifications into technical briefs for information capture and analysis, and vice versa.
• Effective organizational and communication skills with a disciplined pedagogical approach.
• Proficiency in two languages. French and English are obligatory.
• Ability to work within a diverse and multi-cultural team.
• Ability to manage diverse files in a multi-cultural and regional working environment.
• Ability to work efficiently across multiple priorities and people.
• Ability to direct own work and to work at a distance from the direct supervisor.

APPLICATION : Interested and qualified candidates are encouraged to apply following the link provided below and submitting an updated CV in PDF format via our email kig_hrrecruitment_services@icrc.org

Deadline : 2nd January 2024

HR Assistant at International Committee of the Red Cross ( ICRC) : (Deadline 2 January 2024)

NOM DE L’INSTITUT : ICRC RWANDA

FONCTION : HR Assistant  

INTITULÉ DU POSTE : HR Assistant

LOCALISATION : Kigali

UNITÉ DE TRAIVAIL : Ressources Humaines

BUT

L’Assistant des Ressources Humaines est responsable de la gestion des ressources humaines site KIG/Rwanda.

Il/elle assiste le Responsable Régional des Ressources Humaines dans l’exécution des services RH fourni à tous les collaborateurs de la délégation régionale URB (Uganda, Rwanda, Burundi) dans l’élaboration et la mise en application des politiques du CICR en général et de la délégation régionale en particulier ainsi que les lois et règlements localement applicables.

RELATIONS DE TRAVAIL

• À l’interne, interagit avec avec le personnel de la délégation régionale
• À l’externe, interagit avec les autorités administratives locales (Fiscales et sociales) et les partenaires externes.

OBLIGATIONS GÉNÉRALES

• Comprend et respecte les sept Principes fondamentaux du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (Mouvement).
• Comprend et respecte le Code de conduite du CICR.
• Comprend les rôles respectifs des composantes du Mouvement.
• Se conforme en tout temps au règlement du personnel et aux règles de sécurité.
• Représente le CICR et fait preuve de professionnalisme en tout temps.
• Instaure et maintient un environnement de travail agréable et favorable avec ses collègues et supérieur-e-s hiérarchiques.
• Respecte la plus stricte confidentialité dans toutes ses tâches, dans l’intérêt des employé-e-s et du CICR.
• Peut être appelé-e à accomplir des tâches non mentionnées dans ce descriptif de poste et à apporter un soutien à d’autres départements. 

RESPONSABILITÉS

1. Gestion de l’administration du personnel (30%)

• Transmet en temps réel aux bénéficiaires, les informations sur les questions relatives aux ressources humaines
• Traite et/ou remonte les doléances du personnel dans un délais convenable de façon claire et concise
• Fournit un soutien administratif général : mise à jour des dossiers du personnel et des contrats, traitement de la correspondance, enregistrement et classement, rédaction des certificats/attestations, etc.)
• Assure la gestion administrative des fins de contrats (démission, contrat arrivé à échéance, licenciement, retraite, réduction du personnel), les calculs des soldes de tout compte, les déclaration et remise des documents correspondants
• Applique les procédures standard de prêt et d’avance sur salaire
• Gère le régime des absences et des congés et le suivi des formalités administratives
• Assure la mise en application des règles de compensation des heures supplémentaires en conformité avec réglementation y relative (travail des jours fériés, week-end, etc…)
• Assure la gestion des données relatives aux ressources humaines et veille à leur mise à jour, leur qualité et leur conservation au bon endroit, notamment en ce qui concerne les salaires
• Assure le suivi des procédures liées au paiement des impôts et à la sécurité sociale locale
  

2. Gestion de la paie (15%)

• Calcule, prépare et s’assure que les salaires au niveau de la délégation régionale sont payés à temps
• Prépare et envoie les rapports à la finance et aux institutions sociales et fiscales
• Assure les opérations des déclarations sociales et fiscale (mensuelles, trimestrielles) en conformité avec les procédures standards ;
• Veille en lien avec le département des finances, au règlement des charges sociales et fiscales ;
• Prépare et distribue les correspondances en cas de modification des données salariales

3. Gestion des absences (15%)

• Traite les demandes des absences et des congés (annuels, circonstances, i-Develop et autres) et effectue les mis à jour nécessaires dans les Bases de Données RH
• Assure la saisie des absences et des congés effectue les mis à jour nécessaires dans les Base de Données RH
• Produit et communique régulièrement la situation des congés et des absences du personnel
• Détermine les dates de départs à la retraite et en informe le superviseur de l’employé.

4. Début de l’emploi et intégration de nouveaux employés (15%)

• Préparer tous les documents nécessaires pour signature au nouveau personnel résident avant le début de l’emploi (contrats de travail, cahier des charges, Règlement d’Ordre Intérieur et code de conduite)
• Organise l’examen médical standard avec le Staff Heath Officer régional
• Création d’un nouveau profil dans HRspace avec toutes les informations pertinentes (rôle, grade et liens hiérarchiques, emploi, rémunération et autres informations personnelles)
• Coordonne avec Admin, IT et IM du site concerné, pour la disponibilité du bureau, matériel informatique et organisation du breifing
• En collaboration avec le supérieur hiérarchique, définit les objectifs pour la période d’essai,
• Organise les briefings RH des employés et des superviseurs résidents
• Génère les formulaires de fixation des objectifs de la gestion de la performance et du développement individuel des départements. 

5. Gestion du développement du personnel (15%)

• Organise et mène des sessions d’information sur le développement du personnel (appel à candidater pour les formations institutionnelles)
• Est le point focal pour les formations institutionnelles à la délégation régionale (Distribution des invitations, envoie des candidatures)

6. Assistance en gestion de l’information (10%)

• Remplace en cas d’absence le chargé de l’Information et/ou le gestionnaire de la caisse (backup).

TÂCHES SUPPLÉMENTAIRES

• Assure la gestion administrative du recrutement (publication des offres, Organisation des test écrits, information des candidats)
• Assure un bon flux d’information et de communication concernant les politiques et les procédures RH
• S’assure que les dossiers des anciens employés sont correctement classés dans les archives des différents sites et envoyés à GVA conformément aux directives
• Prépare, distribue et classe tous les correspondances RH et en assure le classement électronique
• Assure le suivi administratif dans le renouvellement régulier des badges du personnel

Critères Eligibilités

• Expérience de 4 à 5 ans en qualité de gestionnaire des Ressources Humaines (gestion de la paie, administration du personnel),
• Minimum niveau université,
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office),
• Bonne expression orale et écrite de l’anglais et du français,
• Être âgé de moins de 35 ans
• La candidature féminine est vivement encouragée
• Date limite de candidatures : deux semaines de publication

CANDIDATURE : Nous invitons les candidats intéressés et qualifiés à postuler en suivant le lien fourni ci-dessous et à soumettre un CV mis à jour au format PDF via notre adresse e-mail kig_hrrecruitment_services@icrc.org

Date limit: 2 Janvier 2024