Responsable Achats et Contrats at Expertise France: (Deadline 8 June 2025)

Responsable Achats et Contrats at Expertise France: (Deadline 8 June 2025)

Offre de poste : Responsable Achats et Contrats

Au sein de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP) à Kigali, sous la supervision de la Coordinatrice des Fonctions Transverses (CFT), et en lien de supervision et managérial fonctionnel du département des affaires juridiques (DAJ) du Siège, en lien avec le service de la conformité, la fonction de Responsable achat et contrat consiste à :

• Garantir la bonne application des procédures applicables et bonnes pratiques pour tous les achats passés par l’USP
• Assurer que les contrats et actes juridiques passés sont conformes et sécurisés dans leurs contenus
• Se conformer au dispositif de contrôle interne, aux règles de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.

En lien avec le DAJ, avec l’aide de son équipe et dans le cadre des règles et procédure adoptées par l’Agence, la/le Responsable achat et contrat :

• Analyse les demandes d’achat et propose une stratégie d’achat et juridique adaptée aux besoins opérationnels des projets
• Assure la mise en place des plans de passation de contrats (PPC) dans les projets et au niveau pays, les analyse et propose une optimisation de la stratégie d’achat pays et projet
• Choisit la procédure la plus adaptée à l’expression du besoin en conformité avec les procédures et bonnes pratiques d’Expertise France
• Vérifie et assure la conformité de l’ensemble des documents de la procédure d’achats y compris les modifications contractuelles pouvant survenir pendant l’exécution du contrat
• Assure la mise en place et compréhension par son équipe de l’ensemble des outils nécessaires pour l’optimisation des achats (sourcing des fournisseurs, base de données prix et fournisseurs, prise de renseignements auprès d’autres organisations, mutualisation des achats, etc).

Pour ce faire, la/le Responsable achat et contrat :

• S’approprie l’ensemble des règles applicables à la passation des contrats définis par l’Agence et se tient informé de leur mise à jour ;
• Prend conseil et assure un lien permanent avec l’ensemble des services pertinents (Service juridique, autres équipes support pays, etc.) et se coordonne avec les autres services de l’équipe support (USP)
• Assure que la numérotation, l’enregistrement et l’archivage de l’ensemble de la documentation est réalisée dans les règles d’Expertise France

Le /la Responsable achat et contrat doit :

Programmation des contrats et identification des achats transverses

• Être en lead sur la mise en place et la mise à jour des Plans de Passation des Contrats (PPC) et apporter conseil et validation aux équipes projet et à l’USP
• Identifier les achats transverses mutualisables, proposer et programmer la les procédures adaptées pouvant couvrir ces besoins

Veille et base fournisseurs

• Assurer une veille et une capitalisation sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, …)
• Mettre en place une base fournisseurs et de prix, assurer une négociation des prix optimale

Passation des contrats d’achat et de subvention

En application de la règlementation applicable aux achats d’Expertise France:

• Prendre en charge les demandes d’achat des demandeurs relevant de son portefeuille (besoins USP et chefferie de projets)
• Apporter un appui à l’expression de besoin, au sourcing ou à l’élaboration des cahiers des charges en lien avec les demandeurs
• Choisir la procédure de passation la plus adaptée et valider les critères de sélection en concertation avec les demandeurs
• Préparer le dossier de consultation et procéder au lancement de la procédure (publication d’avis, mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation, etc.)
• Gestion de la consultation (échanges questions/réponses, modifications de la consultation, réception et partages des candidatures et des offres avec les évaluateurs)
• Procéder aux vérifications de la recevabilité administrative et aux due diligence des candidatures
• Superviser, contribuer et organiser la négociation des offres en lien avec les évaluateurs
• Superviser et contrôler l’évaluation des offres réalisée par les évaluateurs
• Transmettre au contrôle préalable du DAJ, conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes autres pièces produites au cours de la passation de contrat soumise à un contrôle
• Mettre au point, mettre à la signature et notifier les contrats dont il a la charge
• Assurer le classement conformément aux normes d’Expertise France de l’ensemble des documents constituant les pièces de la consultation (procédure) et les pièces contractuelles (contrat)

Suivi d’exécution des contrats

• Elaborer autant que de besoin des tableaux de suivi des contrats pour l’USP et pour chaque projet
• Fournir tout appui et conseil aux équipes projet dans l’application des clauses contractuelles de leurs contrats d’achat ou de subvention
• Participer autant que de besoin à la mise en place et au cadrage contractuel dans le cadre du lancement de l’exécution des contrats
• Faire appliquer des pénalités si nécessaires, sur validation CFT et équipe projets
• Rédiger et contractualiser les avenants et l’ensemble des actes d’exécution modificatifs : décisions de rejet, de résiliation, ordre de service de démarrage, d’affermissement de tranche, bons de commandes/marchés subséquents, décision de report de délais, etc.

Management

• Préparer les plannings des équipes achat sous sa responsabilité
• Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
• Superviser la bonne réalisation des plannings de son équipe
• Former les équipes d’achat aux procédures
• Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés
• Participer au briefing d’intégration des nouveaux arrivants

Activités transverses

• Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d’assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables
• Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat
• Elaborer en lien avec le/la CFT les reportings mensuels contrat et achat
• Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs
• Superviser l’archivage des documents juridiques-achat du bureau et des projets
• Faire le lien avec le cabinet d’avocat local le cas échéant
• Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ

Diplômes / Niveau d’études / Expériences souhaitées :

• Formation supérieure (ou expérience avérée) en droit et de préférence une spécialisation en droit public des affaires, marchés publics et/ou en droit des obligations
• Formation (ou expérience professionnelle avérée) en gestion des achats avec logique juridique (type Bioforce)
• Expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire
• Expérience d’encadrement d’équipe
• Expérience obligatoire avec bailleurs de fonds (Union Européenne/AFD/Banque mondiale/autres banque de développement) ou auprès de tout autre opérateur de coopération technique

Compétences requises :

Savoir :

• Connaissance des règles de de passation des marchés publics notamment français et européen
• Connaissance du droit des obligations
• Connaissance des techniques d’achat (sourcing, base fournisseurs, mutualisation, accord-cadre, négociation, suivi gains d’achat, etc.)
• Connaissance des principes et règles de base en matière de chaîne d’approvisionnement et de logistique internationale est un avantage
• La connaissance des règles bailleurs de fonds internationaux est un avantage
• Maîtrise du français et anglais à l’oral et à l’écrit

Savoir-faire :

• Bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles
• Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports
• Excellente expression écrite et orale en français ; l’anglais étant un plus
• Excellentes capacités en négociation
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques

Savoir être :

• Capacité à travailler dans un contexte exigeant et multiculturel
• Capacité à communiquer clairement et de manière synthétique à l’écrit et à l’oral
• Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité
• Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation
• Qualités relationnelles, de management et de travail en équipe
• Capacité à travailler de façon autonome
• Observateur ; Disponible

Profil national prioritaire

Candidature :

Envoyez CV + lettre de motivation sur le lien suivant : https://www.expertisefrance.fr/en/on-recrute?redirected=2#page-cv—upload—vacancy—13224

Avant le 03 Juin 2025 (attention affichage court)

Date de prise de poste : ASAP

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